Qu’en dit la loi ?
L’agence du Revenu du Revenu du Canada et Revenu Québec disent la même chose, il faut conserver les registres et les pièces justificatives pour une période de 6 ans en plus de l’année en cours. Nous sommes en 2025 et votre exercice financier se terminait le 31 décembre 2024 ? Cela veut donc dire qu’il faut conserver chacune des années 2019, 2020, 2021, 2022, 2023 et 2024 et évidemment 2025.
Qu’est-ce que ça inclut ?
Principalement : les copies de factures d’achats, incluant ceux sur carte de crédit, les factures de ventes, les registres de paie et de remises, les contrats d’acquisition et de ventes (ex : véhicule), les relevés bancaires, et dans certains cas le grand livre comptable.
Sous quel format ?
Nous avons assisté dans les 5 dernières années à une évolution concernant la numérisation des documents et les signatures électroniques. Même les renouvellements hypothécaires et des documents notariés peuvent maintenant se faire électroniquement sans l’obligation d’une signature manuscrite! Évidemment, les professionnels comme les avocats, les notaires et les banques en conservent une copie que vous pouvez redemander si vous avez perdu la vôtre, moyennant parfois des frais. Idéalement, les formats électroniques PDF et dans d’autres cas de type photo .jpg sont acceptés. Pensez-y! Préférez-vous une facture papier de restaurant chiffonnée et dont l’encre a commencé à s’effacer ou un document PDF clair trié par date ?
Sur quel support tenir les documents ?
Le papier n’a plus la cote bien entendu mais demeure tout de même répandu. Depuis environ 15 ans, nous avons accès à des services de stockage infonuagiques (« cloud » ou « drive ») avec leur version mobile et la fonction de capture pour numériser des factures. Très pratique lorsque nous n’avons pas accès à une imprimante-scanneur. Il est recommandé de les « scanner » sur une base périodique. À toutes les semaines ? Dans un monde idéal bien sûr. Les reçus conservés sur les drives n’ont pas besoin de sauvegarde, et se transfèrent d’un ordinateur à un autre en resynchronisant. Sécurisant de penser que nous n’avons pas à risquer de perdre toutes nos données lorsqu’elles sont stockées localement sur un PC ou un disque dur externe non ?